Chính sách quyền riêng tư và thông báo xử lý dữ liệu cá nhân của Tencia

Dành cho người dùng tại Việt Nam · Phiên bản vn-1.1 · Có hiệu lực từ: 2026-10-26 · Ứng dụng: Tencia, ứng dụng ghi âm cuộc gọi cho Android · Phát triển và vận hành: REGEN NETWORKS

Bản tiếng Hàn và tiếng Anh: Chính sách quyền riêng tư (한국어 · English) · Điều khoản dịch vụ

1. Ai chịu trách nhiệm về dữ liệu của bạn

• Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân: REGEN NETWORKS (tên tiếng Hàn: 리젠네트웍스), hộ kinh doanh cá thể đăng ký tại Hàn Quốc, số đăng ký kinh doanh 696-11-02275, người đại diện Kim Jin-young. Chúng tôi là nhà phát triển ứng dụng Tencia và Tencia Helper, quyết định mục đích, cách xử lý và trực tiếp vận hành máy chủ của Tencia.
• Địa chỉ: Phòng V704, Tầng 30, Tòa B, Songdo Centroad, 323 Incheon Tower-daero, Yeonsu-gu, Incheon, Hàn Quốc (địa chỉ gốc: 인천광역시 연수구 인천타워대로 323, 송도 센트로드 B동 30층 브이704호).
• Liên hệ chung: info@regenntwrks.com · +82 10-3302-7003.
• Nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân: Kim Jin-young, người đại diện của REGEN NETWORKS · info@regenntwrks.com · +82 10-3302-7003.
• Chúng tôi không có pháp nhân, chi nhánh, văn phòng hay đầu mối liên hệ tại Việt Nam. Bạn liên hệ thẳng với chúng tôi qua email hoặc điện thoại ở trên. Bạn viết bằng tiếng Việt cũng được.
• Bên xử lý dữ liệu cá nhân theo hợp đồng với chúng tôi: Google Cloud (máy chủ chép lời và tóm tắt) và Google Workspace (hộp thư email của chúng tôi). Chi tiết ở mục 9.

2. Tóm tắt

3. Bản ghi âm ở lại trên điện thoại của bạn

• Tencia ghi âm cuộc gọi và lưu bản ghi trên điện thoại của bạn. Việc ghi âm không dùng máy chủ.
• Chúng tôi không nhận bản ghi âm, danh bạ, nhật ký cuộc gọi, tin nhắn, vị trí hay mã nhận dạng quảng cáo của bạn.
• Tencia không có tài khoản và không hỏi email hay số điện thoại của bạn.
• Tencia không dùng SDK quảng cáo hay công cụ phân tích của bên thứ ba, và không dùng cookie.
• Nếu bạn kết nối thư mục bản sao, Google Drive hoặc NAS, Tencia sao chép bản ghi đến nơi bạn chọn. Đó là nơi lưu trữ của bạn, chúng tôi không truy cập được.

4. Khi nào dữ liệu rời khỏi điện thoại

Dữ liệu chỉ rời điện thoại của bạn trong các trường hợp sau:

1. Bạn nhấn ‘Chép lời’ trên một cuộc gọi. Âm thanh của riêng cuộc gọi đó được gửi lên máy chủ để chuyển thành văn bản. Điều này giống nhau ở phần miễn phí, ưu đãi tháng đầu và Tencia Plus.
2. Bạn bật ‘Tự động chép lời’ (Tencia Plus) và chọn người hoặc ứng dụng. Khi cuộc gọi với họ kết thúc, cuộc gọi đó được gửi theo cùng cách. Ứng dụng giải thích và hỏi bạn trước khi bật, và bạn tắt được bất cứ lúc nào.
3. Bạn nhấn ‘Tóm tắt lại’ hoặc ‘Hỏi’ trên một bản chép lời. Bản chép lời của cuộc gọi đó (và câu hỏi của bạn) được gửi đi một lát để tạo bản tóm tắt hoặc câu trả lời, rồi bị xóa ngay. Âm thanh không được gửi.
4. Bạn bật ‘Gửi thông tin chẩn đoán’ (mục 12).
5. Bạn gửi email cho chúng tôi.

Trước lần gửi đầu tiên ở trường hợp 1, 2 hoặc 3, Tencia hiện một màn hình đồng ý riêng (mục 7). Nếu bạn không đồng ý, không có gì được gửi đi, và bạn vẫn ghi âm, nghe, tìm và sao lưu như bình thường. Cuộc gọi bạn không chọn không bao giờ được gửi đi.

5. Dữ liệu cá nhân chúng tôi xử lý

Chúng tôi không xử lý: tên và số điện thoại của người bên kia, danh bạ, danh sách cuộc gọi, ghi chú, vị trí, mã nhận dạng quảng cáo, địa chỉ IP (chúng tôi đã tắt nhật ký yêu cầu có thể ghi lại địa chỉ IP). Chúng tôi không tạo dữ liệu sinh trắc học và không nhận dạng ai qua giọng nói.

6. Thông báo về dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Khi bạn chép lời, toàn bộ cuộc gọi được xử lý. Cuộc gọi có thể chứa thông tin về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, tình trạng sức khỏe, hoặc thông tin tài khoản và thẻ ngân hàng của bạn và của người bên kia. Theo Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, những thông tin này là dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu nhạy cảm, nhưng không thể biết trước một cuộc gọi có chứa nó hay không. Vì vậy:

• Chúng tôi hỏi bạn đồng ý riêng, có nêu rõ đây có thể là dữ liệu nhạy cảm, trước lần gửi đầu tiên.
• Chỉ nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân có quyền truy cập máy chủ. Chúng tôi không mở xem âm thanh hay văn bản đi qua máy chủ.
• Âm thanh và kết quả bị xóa khỏi máy chủ trong vòng 1 ngày.

Chúng tôi khuyên bạn không chép lời những cuộc gọi có số căn cước, số thẻ, mật khẩu hoặc thông tin sức khỏe.

7. Sự đồng ý và cơ sở xử lý

Màn hình đồng ý. Trước lần đầu tiên dữ liệu cuộc gọi rời điện thoại, Tencia hiện một màn hình riêng. Màn hình này:

• tách từng mục đích thành ô chọn riêng, không có ô nào được chọn sẵn;
• không gắn với việc thanh toán Tencia Plus, và thanh toán không có nghĩa là bạn đã đồng ý;
• cho biết dữ liệu được xử lý ngoài Việt Nam và có thể là dữ liệu nhạy cảm;
• được lưu lại (thời điểm, phiên bản văn bản, các mục đã chọn, mã cài đặt dạng băm) trên điện thoại và trên máy chủ, để có thể kiểm chứng. Bạn xem và sao chép được nội dung đã đồng ý trong Cài đặt › Chép lời › Bản ghi và quyền riêng tư › ‘Sự đồng ý của bạn’.

Im lặng hoặc không trả lời không được coi là đồng ý.

Mục đích và cơ sở xử lý

Chúng tôi không dùng dữ liệu của bạn để quảng cáo, gợi ý cá nhân hóa, bán, huấn luyện AI, chấm điểm hay lập hồ sơ về bạn. Nếu có mục đích mới, chúng tôi sửa văn bản này và hỏi lại sự đồng ý trước.

8. Xử lý tự động bằng trí tuệ nhân tạo

Theo Điều 10 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, chúng tôi cho bạn biết việc xử lý tự động và cách nó hoạt động.

• Chuyển âm thanh thành chữ: mô hình Gemini của Google trên Vertex AI (Google Cloud, Singapore) chuyển âm thanh thành chữ. Một mô hình nhận dạng giọng nói (faster-whisper) do chúng tôi tự vận hành tại Singapore cũng xử lý cùng âm thanh để căn mốc thời gian, và chép lời thay khi Gemini không trả lời được.
• Tóm tắt và trả lời câu hỏi: mô hình Gemini của Google trên Vertex AI (Google Cloud, Singapore). Chỉ bản chép lời và ngôn ngữ được gửi, không gửi âm thanh. Mô hình đọc bản chép lời và viết bản tóm tắt, việc cần làm, những điều cần nhớ theo hướng dẫn cố định của chúng tôi. Khi bạn hỏi, mô hình tìm câu trả lời trong bản chép lời và chỉ ra mốc thời gian liên quan. Nếu cuộc gọi không có thông tin đó, mô hình trả lời là không có.
• Nhãn ‘Tôi’ và ‘Người kia’ chỉ là phỏng đoán dựa trên độ lớn của âm thanh (người ghi âm ở gần micrô nên giọng to hơn). Chúng tôi không nhận dạng giọng nói và không tạo dữ liệu sinh trắc học.
• AI không quyết định gì về bạn hay người khác. AI không chấm điểm, không phân loại, không đánh giá ai. Kết quả chỉ được trả về cho bạn.
• Kết quả có thể sai. Ứng dụng ghi rõ ‘Do AI tạo ra. Có thể chưa chính xác.’ Với việc quan trọng như tiền bạc, hợp đồng, sức khỏe, bạn nghe lại bản ghi âm nhé.
• Không huấn luyện AI. Chúng tôi không dùng âm thanh, bản chép lời hay bản tóm tắt để huấn luyện bất kỳ mô hình nào. Google cam kết không dùng dữ liệu của khách hàng để huấn luyện mô hình AI khi chưa có sự cho phép hoặc chỉ dẫn, và chúng tôi không cho phép điều đó. Chúng tôi đã tắt bộ nhớ đệm dữ liệu của Vertex AI cho dự án của mình.
• Giám sát lạm dụng của Google. Chỉ với yêu cầu mà hệ thống an toàn tự động của Google nghi ngờ có lạm dụng, Google có thể lưu yêu cầu đó (âm thanh hoặc bản chép lời) tối đa 90 ngày tại Singapore, và nhân viên được Google cho phép có thể xem để kiểm tra vi phạm chính sách. Dữ liệu này cũng không dùng để huấn luyện.
• Quyền không tham gia. Bạn không bắt buộc dùng AI. Chỉ cần không nhấn Chép lời, hoặc ẩn nút trong Cài đặt › Chép lời › ‘Ẩn nút Chép lời’, hoặc rút lại đồng ý (mục 15). Ghi âm vẫn dùng như bình thường.

9. Nơi xử lý và chuyển dữ liệu ra ngoài Việt Nam

Toàn bộ máy chủ của Tencia ở ngoài Việt Nam. Dữ liệu đi thẳng từ điện thoại của bạn tại Việt Nam đến máy chủ của chúng tôi ở Seoul, Hàn Quốc và ở Singapore. Vì vậy, mỗi lần dữ liệu rời điện thoại của bạn là một lần chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới (Điều 20 Luật 91/2025/QH15). Chúng tôi lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới theo quy định.

• Bên nhận và bên xử lý: REGEN NETWORKS vận hành toàn bộ máy chủ trên Google Cloud. Bên ký hợp đồng Google Cloud với chúng tôi là Google Cloud Korea LLC, cơ sở xử lý thuộc Google LLC và các công ty liên kết. Danh sách bên xử lý phụ của Google: cloud.google.com/terms/subprocessors. Liên hệ nhóm bảo vệ dữ liệu của Google Cloud: support.google.com/cloud/contact/dpo.
• Email: bên ký hợp đồng Google Workspace với chúng tôi là Google Asia Pacific Pte. Ltd. Liên hệ: support.google.com/a/contact/googlecloud_dpr.
• Hợp đồng: Google chỉ xử lý theo chỉ dẫn của chúng tôi theo Phụ lục xử lý dữ liệu của Google Cloud (Cloud Data Processing Addendum), có biện pháp an toàn, kiểm soát bên xử lý phụ và xóa dữ liệu khi kết thúc.
• Cách truyền: ứng dụng gửi qua kết nối mã hóa HTTPS. Âm thanh chỉ được tải lên một địa chỉ có chữ ký, dùng riêng cho yêu cầu đó và hết hạn sau 15 phút.
• Khi nào: mỗi lần bạn nhấn Chép lời, mỗi lần một cuộc gọi được Tự động chép lời kết thúc, mỗi lần bạn nhấn Tóm tắt lại hoặc Hỏi.
• Cách từ chối: không nhấn Chép lời và không bật Tự động chép lời thì không có gì được chuyển. Khi từ chối, bạn không dùng được chép lời và tóm tắt, còn ghi âm, nghe, danh sách, chia sẻ và sao lưu vẫn hoạt động.

10. Thời gian lưu trữ và xóa

Việc xóa dùng chức năng tự xóa của Google Cloud. Sau thời hạn, việc xóa thực tế có thể mất thêm một chút, thường trong vòng 1 ngày. Chúng tôi đã tắt chức năng khôi phục tệp đã xóa của kho lưu trữ và không sao lưu riêng dữ liệu máy chủ.

11. Bản chép lời trên điện thoại và bản sao lưu của bạn

• Khi điện thoại nhận kết quả, bản trên máy chủ bị xóa. Bản chép lời và bản tóm tắt chỉ còn trên điện thoại của bạn. Nếu bạn đã kết nối thư mục bản sao, Google Drive hoặc NAS và đang bật ‘Sao lưu cả bản chép lời’ (Cài đặt › Lưu trữ & sao lưu), chúng còn nằm trong một tệp thông tin nhỏ cạnh bản ghi (….tencia.json) ở nơi bạn chọn.
• Bạn xóa mọi bản chép lời và bản tóm tắt khỏi điện thoại và bản sao lưu đã kết nối bằng Cài đặt › Chép lời › Bản ghi và quyền riêng tư › ‘Xóa bản chép lời’. Bản ghi âm vẫn được giữ. Xóa một bản ghi âm cũng xóa bản chép lời của nó.
• Khi Tencia Plus kết thúc, bản chép lời không bị xóa.
• Khi bạn gỡ ứng dụng mà không chọn giữ lại dữ liệu, dữ liệu trên điện thoại bị xóa theo. Bản sao trên Google Drive hoặc NAS của bạn vẫn do bạn quản lý.

12. Gửi thông tin chẩn đoán (không bắt buộc, mặc định tắt)

• Chỉ gửi khi bạn bật Cài đặt › Trợ giúp › ‘Gửi thông tin chẩn đoán’, hoặc chọn bật ở câu hỏi hiện một lần sau khi ghi âm gặp sự cố. Tắt thì mọi tính năng vẫn như cũ.
• Mỗi ngày một lần: số lần ghi âm thành công hoặc gặp sự cố và nguyên nhân, số lần đọc được tên ở màn hình cuộc gọi cùng tên ứng dụng và tên ô (tên do nhà phát triển ứng dụng đó đặt, không phải chữ trên màn hình), phiên bản ứng dụng và Tencia Helper, hãng, dòng máy, phiên bản Android, ngôn ngữ ứng dụng, và một mã chẩn đoán ngẫu nhiên (máy chủ chỉ lưu giá trị băm).
• Không gửi: bản ghi âm, bản chép lời, tên hay số điện thoại, danh bạ, chữ trên màn hình, vị trí, địa chỉ IP.
• Lưu tại Firestore, Seoul, Hàn Quốc trong 90 ngày. Tắt công tắc là rút lại đồng ý: ứng dụng ngừng gửi ngay và xóa mã chẩn đoán trên điện thoại.

13. Người bên kia trong cuộc gọi

• Khi bạn chép lời, giọng nói và lời nói của người bên kia (ví dụ tên, số tiền, lời hẹn) cũng được xử lý. Chúng tôi chỉ dùng chúng để tạo bản chép lời và bản tóm tắt cho bạn. Chúng tôi không tìm cách biết người bên kia là ai, không dùng cho mục đích khác và không cung cấp cho ai.
• Pháp luật Việt Nam bảo vệ đời sống riêng tư và bí mật thư tín, điện thoại của mỗi người (Điều 21 Hiến pháp, Điều 38 Bộ luật Dân sự). Bạn chịu trách nhiệm dùng ghi âm và chép lời đúng pháp luật: chỉ chép lời cuộc gọi mà bạn tham gia, cho người bên kia biết khi cần, và không chia sẻ hay đăng tải bản ghi hoặc bản chép lời khi họ chưa đồng ý.
• Người bên kia có thể liên hệ nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân (mục 1) để hỏi hoặc yêu cầu ngừng xử lý. Vì máy chủ không giữ âm thanh hay văn bản quá 1 ngày, bản chép lời của cuộc gọi đó chỉ còn trên điện thoại và bản sao lưu của người dùng. Chúng tôi sẽ giải thích điều này và xử lý những gì nằm trong phạm vi của chúng tôi.

14. Quyền của bạn và thời hạn xử lý

Theo Điều 4 Luật 91/2025/QH15, bạn có quyền:

• được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình;
• đồng ý, không đồng ý, rút lại sự đồng ý;
• xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa;
• yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế xử lý; phản đối xử lý;
• khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại;
• yêu cầu áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình.

Cách gửi yêu cầu: gửi email đến info@regenntwrks.com, ghi tiêu đề ‘Yêu cầu về dữ liệu cá nhân’, hoặc gọi +82 10-3302-7003. Bạn viết bằng tiếng Việt cũng được. Một số việc bạn làm ngay trong ứng dụng: xóa bản chép lời, rút lại đồng ý, tắt chẩn đoán, ẩn nút Chép lời. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được bạn ủy quyền cũng có thể gửi yêu cầu, kèm giấy tờ chứng minh.

Thời hạn (Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP):

Dữ liệu chỉ ở dạng băm. Sổ phần sử dụng và hồ sơ gói không có tên hay cách liên hệ, chỉ có giá trị băm của mã cài đặt và mã mua hàng. Vì vậy, chỉ từ email, chúng tôi có thể không biết hồ sơ nào là của bạn. Khi bạn yêu cầu, chúng tôi cùng bạn tìm cách xác định hồ sơ. Tìm được thì xóa, không tìm được thì báo lý do. Những hồ sơ này tự xóa sau khoảng 13 tháng.

Khi chúng tôi không thực hiện được: nếu pháp luật buộc chúng tôi giữ một hồ sơ (ví dụ hồ sơ hoàn tiền), chúng tôi báo cho bạn lý do và thời hạn còn phải giữ.

Khiếu nại: bạn có thể khiếu nại với chúng tôi, với cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an, hoặc khởi kiện tại tòa án.

15. Rút lại đồng ý

• Rút lại bất cứ lúc nào trong Cài đặt › Chép lời › Bản ghi và quyền riêng tư › ‘Sự đồng ý của bạn’ › ‘Rút lại đồng ý’, hoặc gửi email. Rút lại cũng dễ như khi đồng ý.
• Sau khi rút lại, ứng dụng ngừng gửi ngay: không chép lời, không Tự động chép lời, không Tóm tắt lại hay Hỏi. Bản chép lời trên điện thoại vẫn còn cho đến khi bạn xóa.
• Việc rút lại không ảnh hưởng đến việc xử lý đã làm trước đó (Điều 10 khoản 4 Luật 91/2025/QH15). Dữ liệu trên máy chủ vốn đã tự xóa theo mục 10.

16. Cách chúng tôi bảo vệ dữ liệu

• Quản lý: chỉ nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân truy cập được máy chủ và hộp thư. Mỗi phần máy chủ chạy bằng tài khoản dịch vụ chỉ có quyền cần thiết. Tài khoản mà người dùng để đăng nhập có xác minh 2 bước.
• Kỹ thuật: mọi kết nối giữa ứng dụng và máy chủ được mã hóa (HTTPS). Dữ liệu lưu trên Google Cloud được Google mã hóa mặc định. Mã cài đặt và mã mua hàng chỉ được lưu dạng băm có trộn khóa bí mật. Kho lưu trữ chặn truy cập công khai. Nhật ký chỉ nhận các trường cố định (số liệu và từ đã định), nên bản chép lời, tên, số điện thoại không thể lọt vào nhật ký.
• Vật lý: chúng tôi không có máy chủ riêng. Máy chủ ở trung tâm dữ liệu của Google, và Google chịu trách nhiệm an ninh vật lý.
• Trên điện thoại: bạn có thể khóa danh sách bằng mã PIN hoặc khóa điện thoại.

17. Khi xảy ra sự cố dữ liệu

• Nếu phát hiện vi phạm có thể xâm phạm đến tính mạng, sức khỏe, danh dự, nhân phẩm, tài sản của bạn hoặc an ninh, trật tự, chúng tôi thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân chậm nhất 72 giờ kể từ khi phát hiện (Điều 23 Luật 91/2025/QH15), lập biên bản và phối hợp xử lý.
• Chúng tôi cũng báo cho người dùng trong ứng dụng và trên trang này, nói rõ chuyện gì đã xảy ra, dữ liệu nào bị ảnh hưởng và bạn nên làm gì.

18. Trẻ em

Tencia không dành cho trẻ em dưới 16 tuổi và không cố ý xử lý dữ liệu của trẻ em. Ứng dụng không có tài khoản nên không hỏi tuổi. Cha mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật có thể yêu cầu xem hoặc xóa dữ liệu của trẻ theo mục 14.

19. Thay đổi văn bản này

Khi thay đổi, chúng tôi đăng trên trang này trước ngày có hiệu lực, kèm bảng so sánh trước và sau. Nếu có mục đích mới, loại dữ liệu mới hoặc nơi xử lý mới, chúng tôi hỏi lại sự đồng ý trong ứng dụng trước khi xử lý. Các phiên bản trước vẫn xem được trên trang này.

• 2026-10-26: đăng lần đầu (phiên bản vn-1). Ngày 2026-10-20, trước ngày có hiệu lực, chúng tôi ghi đúng nơi chuyển âm thanh thành chữ (phiên bản vn-1.1).

20. Liên hệ

• Nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân: Kim Jin-young, người đại diện · info@regenntwrks.com · +82 10-3302-7003
• REGEN NETWORKS · info@regenntwrks.com · +82 10-3302-7003